検索性に優れている|企業の成長のために販売促進は必要な活動になってきている

企業の成長のために販売促進は必要な活動になってきている

検索性に優れている

男性

保管のリスクを回避

企業にとって契約書は、重要な書類です。取引先が多かったり、契約年数が長いなどの理由により経営期間が長くなるとその分契約その枚数が多くなります。会社によって規定は様々ですが、契約書は数年単位で保管することを義務付けています。これは法律上などの問題になったときに契約書という証拠を出すことができるために準備しておくためであり、一般的には5年や10年保管が普通になっています。大企業になればなるほどこの契約書の管理が難しくなります。鍵のついたキャビネットなどに保管する事が必要となりますが、契約書管理は、監査などの事項にもなっているため、その都度整理したりする必要があります。また長期間の契約を持っている取引先に関しては、契約書更新忘れなどの懸念もあります。

アラート機能も便利

そこで契約書管理をシステム上に登録する会社が増えています。関係者がいつでも必要な時に検索することができ、検索性に優れています。原本の保管場所などの情報も併せて登録しておくと原本を探す手間も省くことができます。原本は、キャビネットなど身近な場所でなく、セキュリティがしっかりとした場所に保管し、PDFなどの写しをいつでも確認できるようにしておくことが何より大事なのです。そして契約書管理は更新時などにも役に立ちます。年間契約などを行っている場合、その更新期限が近づく場合にアラートなどを自動的に上げることができます。契約書期間が切れている状態で業務が継続されていることなどのリスクを未然に防ぐことができるのです。契約書管理はシステムが効率的なのです。